Mieux connaître notre client grâce à SOFI

Par France Morissette

Vice-présidente adjointe, santé

Le 15 mars dernier, l’équipe du Groupe Maurice était bien heureuse d’apprendre que SOFI, un logiciel d’informatisation du dossier santé des résidents, lui a valu d’être finaliste aux Mercuriades 2018 dans deux catégories : Développement d’une technologie Web ou mobile et Accroissement de la productivité.

Depuis 1981, le concours Les Mercuriades souligne l’innovation, l’ambition et la performance des entreprises québécoises en récompensant leur engagement et leurs réalisations au sein du milieu des affaires local, régional et international. Je suis honorée de pouvoir vous parler des atouts de SOFI qui est tributaire de nos deux nominations.

On a déjà décrit brièvement SOFI dans certaines de nos communications pour démontrer à quel point l’innovation constante est importante pour Le Groupe Maurice. Cette plateforme informatisée novatrice facilite grandement le travail quotidien du personnel soignant œuvrant au sein de nos complexes résidentiels pour retraités.

QU’EST-CE QUI A MOTIVÉ LA MISE SUR PIED DE SOFI ?

Le Groupe Maurice compte environ 1 900 employés, dont une trentaine d’infirmiers(ères), 280 infirmiers(ères) auxiliaires et 430 préposé(e)s, qui travaillent 24/7 (selon trois quarts de travail par jour). Tout ce beau monde travaille avec passion pour livrer notre promesse client auprès de 10 000 personnes âgées qui habitent dans nos 27 résidences en exploitation.

Pour ce faire, les employés doivent évidemment bien connaître notre clientèle et travailler en étroite collaboration avec les familles, les CLSC, les médecins et les pharmaciens afin de prodiguer les meilleurs soins possibles aux résidents. Il devenait donc primordial que tous aient accès en temps opportun à l’information pertinente, dans le respect des cadres déontologiques.

Tous les gens plus âgés recherchent le confort, la sécurité, la liberté et un milieu de vie offrant des services de qualité qui répondent à leurs besoins évolutifs au fil des ans, pour ainsi limiter les visites à l’urgence souvent perturbantes pour une clientèle parfois fragilisée. Favoriser l’interdisciplinarité et l’échange d’information pour contribuer au mieux-être des aînés permet à ces derniers de mieux vieillir chez eux. Voilà pourquoi Le Groupe Maurice a pris la voie de l’informatisation et a créé, en partenariat avec Telemedic, le logiciel SOFI, un acronyme qui signifie : Soins, Organisation, Fluidité, Interdisciplinarité.

SOFI C’EST COMME UN GARDE DU CORPS NUMÉRIQUE

Alors que la population vieillit à la vitesse grand « V » et que les soins de santé demeurent un enjeu important au Québec, le logiciel a été développé afin d’informatiser le dossier clinique de l’ensemble des résidents des complexes résidentiels du Groupe Maurice. Nous sommes les premiers dans notre industrie à bénéficier d’une telle plateforme électronique permettant aux personnes qui côtoient les résidents au quotidien, non seulement d’accéder à leur profil santé en un tournemain, mais de repérer leur perte d’autonomie le cas échéant.

Tous les employés et les intervenants externes qui peuvent avoir une incidence positive sur la vie des retraités habitant dans les résidences du Groupe Maurice ont maintenant accès à une mine de renseignements éclairants. Même les ambulanciers apprécient SOFI, car, d’un seul « clic », on peut leur donner accès au dossier clinique nécessaire lorsque vient le temps de procéder au transfert d’un résident à l’urgence.

Initialement conçue pour faciliter le travail du personnel soignant, SOFI continue d’évoluer. Par exemple, elle intègre maintenant les intérêts des résidents, l’histoire de leur vie et leurs préférences culinaires : des informations clés pouvant entre autres guider les responsables de la récréologie et les chefs cuisiniers afin de divertir et de choyer les papilles des résidents au mieux.

LA VIE PRIVÉE DES PERSONNES ÂGÉES EST PROTÉGÉE

L’accès à SOFI est toutefois sécurisé et limité en fonction du rôle de la personne qui s’en sert, de manière à protéger les données confidentielles inscrites aux dossiers cliniques des résidents.

MULTIPLIER LES ATTENTIONS HUMAINES AU LIEU DE PASSER SON TEMPS À COURIR ET À REMPLIR DE LA PAPERASSE

SOFI a également permis de réduire considérablement l’utilisation de la paperasse. Il n’est plus nécessaire de courir d’un étage à l’autre pour consulter un dossier. Tout est là, accessible au bout des doigts, sans compter que les renseignements sont facilement lisibles puisqu’ils apparaissent en caractères d’imprimerie.

On ne passe plus autant de temps à chercher l’information pertinente et à tenter de déchiffrer des notes manuscrites. Les infirmiers et infirmières auxiliaires en sont ravis et se sentent davantage valorisés. Ayant maintenant accès à un ordinateur ou à une tablette pour faciliter leur travail au quotidien, le personnel soignant peut accorder davantage de temps aux résidents et à leur famille.

MIEUX CONNAÎTRE LA RÉALITÉ DES RÉSIDENTS ET LEUR RÉCIT DE VIE PERMET DE PASSER DU TEMPS DE QUALITÉ AVEC EUX, TOUT EN LEUR OFFRANT DES SOINS PERSONNALISÉS

Chaque personne a un vécu particulier. SOFI permet aux aides-soignants de s’enquérir du bagage unique de chaque résident pour agrémenter sa vie de tous les jours. Par exemple, ils peuvent plus facilement le faire sourire en fredonnant sa chanson préférée, en demandant des nouvelles de ses petits-enfants ou en posant des questions sur leur carrière… SOFI est une source d’information précieuse qui permet de générer un nombre infini d’échanges sympathiques et enrichissants.

UTILISER SOFI EST UN JEU D’ENFANT

Il suffit de peu de temps avec SOFI pour que tous les employés concernés, même les plus réfractaires, le comprennent et deviennent même ses plus fervents ambassadeurs. SOFI est un outil qui les rassure, car il leur permet de savoir exactement quelles tâches ils doivent accomplir et quand les effectuer. Ils se sentent plus responsables. De plus, les capsules de formation intégrées au système facilitent grandement leur travail tout en contribuant à mettre leurs connaissances à jour afin d’offrir les meilleurs soins qui soient à notre clientèle.

Quelques témoignages recueillis chez le personnel soignant et les gestionnaires en résidence :

« SOFI est la meilleure chose qui pouvait arriver dans notre vie. Oh, mon Dieu, je revis avec SOFI. Ça me facilite la vie puisque toute l’information est maintenant centralisée au même endroit. »

« C’est une solution qui nous permet d’améliorer notre approche auprès des résidents et d’aller au-delà de leurs attentes. »

« J’aimerais que l’Ordre des infirmières et infirmiers viennent voir à quel point SOFI est révolutionnaire pour la gestion clinique d’un dossier santé. »

Certains médecins reconnaissent également les vertus de SOFI :

« Comme il est accessible de n’importe où, SOFI, permet de travailler de la maison, de terminer les dossiers le soir, tranquillement. Et, si j’ai un appel de l’infirmière-chef concernant un résident qui présente un problème de santé, je peux aller voir son dossier à distance, ce qui me donne la possibilité d’intervenir immédiatement, même quand je me retrouve à des kilomètres dans le Grand Nord. C’est vraiment efficace ! », de dire le Docteur Saliou Mbaye

ON GAGNE AVEC SOFI DE TOUTE FAÇON

La personne plus âgée est au cœur de toutes les actions du Groupe Maurice, voilà ce qui fait notre succès. Tout est exécuté pour honorer notre engagement qui vise à enrichir sans cesse l’expérience client. Nous tenons à bien connaître les aînés pour mieux les servir, pour les valoriser, les rassurer, les divertir, les aimer, favoriser leur autonomie, les aider...

Mieux connaître notre client grâce à SOFI nous permet d’être à l’affût de ses besoins en matière de santé et de personnaliser notre offre de services. Nous pouvons intervenir rapidement et éviter une détérioration de son état. Nous œuvrons en fonction de faire en sorte que celles et ceux qui ont contribué à forger notre histoire puissent demeurer dans le cadre de vie qu’ils ont choisi, le plus longtemps possible, en toute sécurité, et en santé. Voilà le fondement de notre plan d’affaires.

Nous sommes très fiers que l’équipe du prestigieux concours Les Mercuriades ait reconnu l’immense valeur ajoutée que procure SOFI pour les différents intervenants qui l’utilisent afin que les personnes plus âgées du Québec puissent vieillir en étant bien dans leur peau et le plus autonome possible. Ce sont elles, ultimement, qui nous permettent de briller quotidiennement et nous les en remercions infiniment.

- France Morissette